Der gemeinschaftliche Wareneinkauf – Regeln, Ablauf und Möglichkeiten

Der gemeinschaftliche Wareneinkauf ist eines der spannendsten Themen in der Genossenschaftspraxis.
Doch wann ist er erlaubt, wie funktioniert er richtig – und was darf eigentlich eingekauft werden?
Hier finden Sie alle wichtigen Informationen kompakt zusammengefasst.

Voraussetzungen

Damit der gemeinschaftliche Wareneinkauf rechtssicher durchgeführt werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Satzung – Der gemeinschaftliche Wareneinkauf muss im Zweck und Gegenstand der Genossenschaft stehen.
   Nur dann ist die Nutzung dieser Fördermöglichkeit überhaupt zulässig.

2. Beschluss – Es muss ein allgemeiner Beschluss zum gemeinschaftlichen Einkauf vorliegen (siehe unten).

3. Rechnungsempfänger – Die Genossenschaft selbst muss auf der Rechnung als Empfänger stehen.

4. Gleichbehandlung – Alle Mitglieder müssen vorab gefragt werden, ob sie an dem Einkauf teilnehmen möchten.

💡 Hinweis: Ohne diese Punkte ist der Einkauf nicht als betriebliche Fördermaßnahme anzuerkennen.

Was darf (nicht) eingekauft werden?

Grundsätzlich können im Rahmen des Satzungszwecks verschiedene Konsum- oder Handelswaren gemeinschaftlich beschafft werden.

Aber Achtung:

• Gemischtwaren, wie sie in Supermärkten angeboten werden, sind problematisch – sie gelten meist als nicht eindeutig betrieblich.

• Private Kostenübernahmen sind strikt ausgeschlossen.

Ein Blick ins Betriebsausgabenabzugsverbot hilft hier weiter:
Nur betriebliche, förderfähige Ausgaben dürfen über die Genossenschaft laufen.

Beschluss zum gemeinschaftlichen Wareneinkauf

Sie müssen nicht für jeden Einkauf einen neuen Beschluss fassen.
Ein allgemeiner Beschluss genügt, in dem geregelt wird, dass:

• die Genossenschaft gemeinschaftlich einkauft,

• alle Mitglieder zuvor gefragt werden,

• und der Vorstand bzw. die Generalversammlung die konkrete Entscheidung trifft.

Dieser Beschluss kann form- und fristlos erfolgen –
entscheidend ist, dass alle Mitglieder zustimmen.

Die Befragung kann unkompliziert per E-Mail oder Brief erfolgen.
Nur wer zustimmt, nimmt teil – und darf entsprechend subventioniert werden,
sofern ein Überschuss im Fördergeschäftsbetrieb vorhanden ist.

📊 Tipp: In unserem Genossenschaftsportal finden Sie ein Berechnungstool zur Mindestbemessungsgrundlage.

Zahlungsmittel

Idealerweise erfolgt die Bezahlung direkt über die Genossenschaft – z. B. per Überweisung oder Kreditkarte.

Falls das nicht möglich ist (z. B. Barzahlung, keine Rechnung), gilt:

• Halten Sie den Betrag unter 200 €,

• und dokumentieren Sie den Vorgang sorgfältig.

So vermeiden Sie spätere Rückfragen durch Verband oder Finanzamt.

Fazit

Der gemeinschaftliche Wareneinkauf ist ein wertvolles Instrument, um Ihre Mitglieder wirksam zu fördern.
Wenn Sie die Regeln kennen und konsequent anwenden,
schaffen Sie eine rechtssichere und flexible Möglichkeit zur Unterstützung Ihrer Gemeinschaft.

👉 Tipp: Haben Sie die Grundlagen einmal sauber umgesetzt,
können Sie den Wareneinkauf kreativ gestalten –
von Energieeinkauf bis zu gemeinschaftlichen Dienstleistungen.