Der gemeinschaftliche Wareneinkauf – so funktioniert er richtig

Der gemeinschaftliche Wareneinkauf ist eines der zentralen Instrumente der Genossenschaft.
Doch er funktioniert nur dann, wenn alle formalen Voraussetzungen erfüllt sind.
Wie der Ablauf aussieht, welche Fehler häufig passieren und wie Sie sie vermeiden, erfahren Sie hier.

Der technische Ablauf

Damit Ihre Genossenschaft gemeinschaftlich Waren einkaufen darf, müssen zwei Grundvoraussetzungen erfüllt sein:

1. Der gemeinschaftliche Wareneinkauf muss im Gegenstand der Satzung stehen.

2. Es muss ein Beschluss der Generalversammlung vorliegen,
   der den gemeinschaftlichen Wareneinkauf grundsätzlich erlaubt.

Darüber hinaus gibt es ein wichtiges Dokument, das oft vergessen wird:
eine Mitgliederabfrage.
Darin wird festgehalten, dass alle Mitglieder gefragt wurden,
ob sie an der jeweiligen Fördermaßnahme teilnehmen möchten.

Diese Abfrage kann formlos erfolgen – per E-Mail, Telefon oder Chat –
entscheidend ist, dass sie nachweisbar dokumentiert wird.

📄 Beispiel:
Ihre Genossenschaft beschließt den gemeinschaftlichen Einkauf von Fleischereiprodukten.
Neben dem Vorstandsbeschluss muss eine Notiz oder Liste existieren,
aus der hervorgeht, dass alle Mitglieder informiert und befragt wurden
– inklusive ihrer Antworten.

Ups – Abfrage vergessen. Und jetzt?

Wenn keine Mitgliederabfrage durchgeführt wurde,
wurde der Gleichbehandlungsgrundsatz verletzt.

Die Folge:
Die gesamte Subventionierung kann ungültig sein,
weil sie nicht als betrieblicher Vorgang,
sondern als Übernahme privater Kosten gewertet werden könnte –
und das ist nicht zulässig.

Die gute Nachricht:
Fehlende Unterlagen können bis zur Verbandsprüfung nachgereicht werden.
Führen Sie die Abfrage also nachträglich durch und dokumentieren Sie diese sauber.

Fazit

Das „magische Quadrat“ einer korrekten Subvention im gemeinschaftlichen Wareneinkauf besteht aus:

1. Satzungspassage für den gemeinschaftlichen Wareneinkauf

2. Beschluss der Generalversammlung über den gemeinschaftlichen Einkauf

3. Vorstandsbeschluss zur konkreten Fördermaßnahme

4. Nachweis der Mitgliederabfrage zur Teilnahme

Sind alle vier Punkte erfüllt, ist Ihre Subvention rechtssicher, nachvollziehbar und wirksam.

👉 Tipp: Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Dokumentation vollständig ist –
so vermeiden Sie Probleme bei der nächsten Prüfung.