Ein Geschäftsführervertrag für sozialversicherungsbefreite Gesellschafter-Geschäftsführer (GGFs) erfordert einige wichtige Schritte die wir nachstehend kurz aufzeigen:

1. Prüfung und Ergänzung der SV-Befreiung

Empfehlung: Die gesellschaftsrechtlichen Voraussetzungen der Sozialversicherungsbefreiung sind explizit im Vertrag zu dokumentieren.

• Es ist aufzunehmen, dass der Geschäftsführer mit mindestens 50% der Anteile an der Gesellschaft beteiligt ist oder aufgrund einer Sperrminorität sämtliche Beschlüsse verhindern kann (§ 35 GmbHG i.V.m. § 5 Abs. 1 SGB VI).
• Formulierungsvorschlag: „Der Geschäftsführer hält eine Beteiligung an der Gesellschaft, die ihm eine Sperrminorität verleiht und ist somit nicht der Sozialversicherungspflicht unterworfen.“

2. Ruhegehaltszusage (§ 7): Steuerliche Anerkennung und Erdienbarkeit

Empfehlung: Die Ruhegehaltszusage ist an die steuerlichen Anforderungen anzupassen:

• Mindestdienstzeit: Mindestens 10 Jahre Betriebszugehörigkeit vor Eintritt des Versorgungsfalls (Ruhegehalt erst nach 10 Dienstjahren).
• Eintrittsalter: Versorgung frühestens ab Vollendung des 60. Lebensjahres (besser 62).
• Höhe: Maximal 75% des letzten festen Jahresgrundgehalts als Ruhegehalt.
• Probezeit: Während der Probezeit keine Versorgungszusage.
• Formulierungsvorschlag: „Ein Anspruch auf Ruhegehalt entsteht frühestens nach zehnjähriger ununterbrochener Tätigkeit als Geschäftsführer und ab Vollendung des 62. Lebensjahres. Die Höhe des Ruhegehalts beträgt maximal 75% des Durchschnittsgrundgehalts der letzten drei Jahre.“

3. Karenzentschädigung (§ 10): Angemessenheit und steuerliche Anerkennung

Empfehlung: Die Karenzentschädigung ist auf 50% des letzten festen Grundgehalts zu reduzieren, um steuerlich anerkannt zu werden.

• Formulierungsvorschlag: „Die Gesellschaft zahlt für die Dauer des nachvertraglichen Wettbewerbsverbots eine Karenzentschädigung in Höhe von 50% des zuletzt bezogenen festen Grundgehalts.“

4. Variable Vergütung/Tantieme (§ 6): Präzisierung und steuerliche Konformität

Empfehlung: Die Tantiemeregelung ist klar, nachvollziehbar und schriftlich zu fixieren, um steuerlich anerkannt zu werden:

• Berechnungsgrundlage exakt definieren (z.B. handelsrechtlicher Jahresüberschuss, abzüglich Rücklagen, vor Tantieme).
• Auszahlungszeitpunkt und Fälligkeit eindeutig regeln (z.B. nach Feststellung des Jahresabschlusses und Gesellschafterbeschluss).
• Tantieme darf nur bei entsprechendem Gewinn gezahlt werden.
• Formulierungsvorschlag: „Die Tantieme bemisst sich nach dem handelsrechtlichen Jahresüberschuss vor Abzug der Tantieme, abzüglich Rücklagen und Verlustvorträgen. Die Auszahlung erfolgt nach Feststellung des Jahresabschlusses und Gesellschafterbeschluss.“

5. Weihnachtsgeld/Sachbezug (§ 6): Entscheidungshoheit und steuerliche Behandlung

Empfehlung: Die Entscheidung über die Auszahlungsform (Bar/Sachbezug) liegt bei der Gesellschaft, nicht beim Geschäftsführer.

• Die Möglichkeit, Weihnachtsgeld als Sachbezug auszuzahlen, ist ausdrücklich an die wirtschaftliche Lage und einen vorherigen Gesellschafterbeschluss zu knüpfen.
• Formulierungsvorschlag: „Die Gesellschaft kann nach eigenem Ermessen und unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Lage ein Weihnachtsgeld bis zu 10.000 EUR jährlich als Barlohn oder steuerbegünstigten Sachbezug gewähren. Die Entscheidung trifft die Gesellschafterversammlung.“

6. Abfindungsregelung (§ 2): Überprüfung und Anpassung zur Vermeidung einer vGA

Empfehlung: Die Abfindungsregelung ist in Höhe und Voraussetzungen zu prüfen und anzupassen:

• Höhe der Abfindung soll sich an der steuerlichen Angemessenheit orientieren (z.B. maximal 50% des Jahresgrundgehalts, keine automatische Abfindung bei Renteneintritt oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit).
• Abfindung nur bei Kündigung durch die Gesellschaft ohne wichtigen Grund oder bei einvernehmlicher Vertragsbeendigung.
• Formulierungsvorschlag: „Im Falle der vorzeitigen Beendigung des Vertrags durch die Gesellschaft ohne wichtigen Grund kann eine Abfindung in Höhe von bis zu 50% eines Jahresgrundgehalts gezahlt werden. Ein Anspruch auf Abfindung bei Renteneintritt oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit besteht nicht.“

7. Gehaltsfortzahlung bei Krankheit (§ 6): Prüfung auf Angemessenheit und steuerliche Anerkennung

Empfehlung: Die Gehaltsfortzahlung sollte sich an § 3 EFZG orientieren, d.h. maximal 6 Wochen (nicht 6 Monate).

• Darüber hinausgehende Leistungen sind gesondert zu prüfen und zu versichern.
• Formulierungsvorschlag: „Im Krankheitsfall besteht Anspruch auf Gehaltsfortzahlung für die Dauer von bis zu sechs Wochen. Eine darüber hinausgehende Absicherung erfolgt durch eine private Versicherung, deren Prämie die Gesellschaft trägt.“

8. Hinweis auf das Mindestlohngesetz

Empfehlung: Es ist zu prüfen, ob das Mindestlohngesetz auf den GGF Anwendung findet. In der Regel sind GGFs, die eine Sperrminorität besitzen oder die Gesellschaft beherrschen, vom Mindestlohngesetz ausgenommen. Ein entsprechender Hinweis im Vertrag kann dennoch aufgenommen werden:

• Formulierungsvorschlag: „Aufgrund seiner gesellschaftsrechtlichen Stellung als beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer findet das Mindestlohngesetz auf dieses Vertragsverhältnis keine Anwendung.“

9. Schriftformklausel (§ 12): Stärkung der Schriftform

Empfehlung: Alle Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen zwingend der Schriftform. Individuelle Abreden sind nur wirksam, wenn sie schriftlich bestätigt werden:

• Formulierungsvorschlag: „Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses.“

10. Zusammenfassung und weitere Empfehlungen

• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Vertrags an neue steuerliche und rechtliche Entwicklungen wird empfohlen.
• Die Vertragsgestaltung sollte stets die Vermeidung verdeckter Gewinnausschüttungen und die steuerliche Anerkennung von Leistungen im Blick haben.
• Empfehlung zur jährlichen Abstimmung mit dem Steuerberater und ggf. juristische Prüfung.
• Aufnahme eines Hinweises, dass im Zweifelsfall die gesellschaftsrechtlichen und steuerlichen Vorschriften maßgeblich sind.

Mit diesen gezielten Optimierungen wird der Geschäftsführervertrag praxistauglich, steuerlich sicher und gesellschaftsrechtlich eindeutig ausgestaltet.

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